sauman20

Life cycle of record merupakan suatu sistem yang menjelaskan informasi dari suatu kejadiaan.

Arti penting life cycle of records atau sikulus arsip dari suatu kejadiaan. Menurut undang-undang kearsipan no 43 tahun 2009,  Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Tentunya dalam mencari suatu informasi dari suatu kejadiaan kita akan mengacu pada arsip-arip yang muncul  saat kejadiaan itu berlangsung. Siklus hidup arips dimulai sejak arsip tersebut muncul hingga nanti dimusnahkan.

Berikut beberapa pendapat para ahli tentang sikulus hidup arsip

1. Menurut Suzan Z. Diamond, arsip itu memiliki empat tahap kehidupan

pertama adalah penciptaan, ketika arsip ditulis pada data kertas yang dihasilkan oleh komputer atau informasi yang ditangkap pada pita film atau media lainnya. Kedua adalah pengunaan , yang bisa berkisar dari beberapa hari untuk beberapa tahun. Selama periode ini, pengguna sering referensi catatan, sehingga mereka membutuhkan akses cepat. Periode ketiga pada siklus tidak aktif, ketika catatan di gudang. Tahap terakhir dalam siklus ini kehancuran.

1. Milburn D. Smith III, menurutnya siklus hidup arsip juga ada empat yaitu

Fase pertama dari siklus hidup catatan adalah generasi atau penciptaan. Pada tahap ini, dokumen diproduksi dalam bentuk huruf, bentuk laporan, atau statistik. Mereka disimpan pada berbagai media, baik elektronik, kertas, suara / video, atau mikrofilm. Tahap Kedua tahap menggunakan aktif, maka diterima atau dihasilkan oleh departemen yang akan menggunakannya, dan itu harus diklasifikasikan dan mengajukan untuk menjamin akses mudah. Tahap ketiga adalah menggunakan aktif atau arsip semi, (4). Tahap terakhir adalah kehancuran.

.

1. Minna M. Johnson dan Norman F. Kallaus, membagi kedalam tujuh tahapan  yaitu: Penulisan, Klasifikasi, Penyimpanan, Pengambilan kembali, Membersihkan atau Retensi, Transfer, dan  Penyimpanan arsip atau Disposisi

1. Michael Roper membaginya hanya kedalam tiga tahapan yaitu Tahap pertama  Penciptaan. Kemudian  Penggunaan dan pemeliharaan, dan tahap terakhir adalah  Pembuangan.

Dari pendapat diatas maka dapat disimpulkan secara umum tentang pengertiaaan dari siklus hidup arsip, yaitu mulai dari sistematis penciptaan arsip, kemudiaan penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan terakhir pemusnahaan. Tidak semua arsip akan dimusnahkan karena beberapa arsip yang mempunyai informasi-informasi penting tetang suatu kejadiaan sehingga dalam proses penyimpanannya akan terus dipertahankan nilai-nilai dari suatu arsip tersebut.

Siklus hidup arsip harus dijadikan sebagai sebuah program pengelolaan yang dikembangkan untuk mengelola tatanan tahapan tentang bagaimana mengelola dan mengolah suatu informasi dari suatu kejadian.  Sebagai contoh, file rencana dan sistem pelacakan membantu mengelola arsip aktif dan semi-aktif. Sebuah jadwal retensi adalah alat yang mengatur pergerakan catatan dari satu fase ke yang berikutnya. Dengan adanya pengelolaan yang jelas dan terkoordinasi maka siklus hidup arsip akan tetap terjaga. Sehingga saat kita membutuhkan informasi tentang arsip tersebut akan lebih efisien dan efektif.

Siklus hidup arsip mempunyai nilai guna bagi suatu organisasi. Arsip merupakan suatu catatan historis yang mencatat kegiatan organisasi dari tahun demi tahun. Dari rekaman kegiatan tersebut maka sebuah organisasi bisa mengambil kesimpulan secara garis besar untuk memajukan setiap proses yang akan dilakukan pada periode berikutnya. Suatu sistem siklus hidup arsip  digunakan suatu organisasi untuk mengendalikan penciptaan, distribusi, filing, temu kembali, penyimpanan dan pemusnahan rekod-rekod yang diciptakan atau diterima oleh organisasi bersangkutan dalam rangka menjalankan proses dari tujuan organisasi tersebut.

Siklus hidup arsip merupakan rentang hidup suatu rekaman  kejadian, mulai dari penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir. arsip biasanya digunakan utuk pengambilan keputusan, untuk dokumentasi atau referens, untuk menjawab pertanyaan, atau untuk memenuhi persyaratan hukum.
Ketika diputuskan untuk menyimpan arsip untuk digunakan lagi pada waktu lain, arsip harus disimpan, ditemukan kembali dan dilindungi  — tiga langkah penting dari fase pemeliharaan.  Pada fase ini rekod harus disimpan (di-file), yang mencakup langkah  menyiapkan dan menempatkan arsip di tempat penyimpanan yang sesuai. Sesudah arsip disimpan, ada permintaan untuk mencari arsip (menemukan kembali dan mengeluarkan) dari tempat penyimpanan untuk digunakan.  Saat arsip yang telah dikeluarkan tidak dibutuhkan lagi untuk penggunaan aktif, arsip bisa disimpan lagi dan dilindungi, dengan menggunakan peralatan yang cocok dan tindakan pengamanan dengan pengaturan lingkungan dan pengawasan oleh petugas.  Fase pemeliharaan juga mencakup kegiatan seperti meng-update informasi yang tersimpan dan memilah serta membuang arsip yang sudah kadaluarsa yang tidak berguna lagi atau sudah ada pengganti yang lebih mutakhir.

Fase terakhir dari siklus hidup arsip adalah disposisi.  Setelah periode waktu yang telah ditetapkan sebelumnya lewat, rekod yang akan tetap disimpan dipindahkan (transfer) ke tempat penyimpanan yang lebih murah di lokasi perusahaan, atau dikirim ke fasilitas penyimpanan eksternal.  Setelah jumlah tahun yang ditentukan dalam jadual retensi (retention schedule) terpenuhi, maka arsip disingkirkan:  dimusnahkan atau dipindahkan ke tempat penyimpanan permanen.  Fasilitas tempat arsip suatu organisasi dilestarikan karena punya kegunaan berkelanjutan atau nilai historis disebut arsip.

Siklus hidup arsip merupakan konsep yang penting untuk dipahami.  Banyak bagian yang saling berhubungan harus bekerja sama untuk membentuk suatu program manajemen arsip yang efektif. Dengan memahami makna dan pentingnya tiap bagian dari seluruh siklus hidup, seorang akan mampu memahami apa yang diperlukan untuk mengelola semua arsip – yang di atas kertas dan yang terekam pada media lain seperti microfilm atau media magnetik.

Program untuk mengelola arsip.

Program manajemen rekod harus mencakup semua fase siklus hidup arsip.  Meskipun isi program ini bervariasi, tujuan program tersebut kira-kira sama, yaitu:

1. Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu bilamana dan di mana diperlukan
2. Menyediakan informasi dengan biaya serendah mungkin
3. Mendesain sistem pengelolaan rekod yang se-efisien mungkin yang mencakup ruangan, peralatan, dan prosedur untuk menciptakan, menyimpan, mentransfer dan disposisi rekod
4. Mengamankan dan melindungi informasi dengan mendesain dan mengimplementasikan langkah-langkah pengendalian rekod
5. Menetapkan metode untuk mengevaluasi semua fase dari program manajemen rekod
6. Melatih staf perusahaan agar mereka mampu menggunakan dan mengendalikan rekod seefektif mungkin.

Sumber:
Read-Smith, Judith & Ginn, Mary Lee & Kallaus, Norman F.  Records Management. 7th ed.

Pengertian dari sistem informasi menejemen adalah “serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer” (mutia ismail). Dari definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwasanya sistem informasi menejemen terdiri dari beberapa sub-sistem menejemen. Sub-sistem menejemen tersebut adalah serangkaian sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisasi sebagian dari sub-sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan manajemen, sementara yang lainya berperan ganda. Sitem informasi menejemen dapat diartikan sebagai alat pembantu pelaksaanan dalam menjalankan suatu proses keputusan.

Sistem Informasi Manajemen haruslah menyeluruh dan terkoordinasi. Sebuah Sistem Informasi Manajemen mencakup sistem informasi formal maupun informal. Komponen yang terpenting dalam Sistem Informasi Manajemen adalah manajer yang pikirannya akan memproses dan menyebarkan informasi secara berinteraksi dengan elemen-elemen lain dari Sistem Informasi Manajemen. Seorang menejer juga harus bisa mengkoordinasikan semua elemen dari sistem informasi menejemen agar bisa bekerja secara maksimal dan mencapai hasil yang memuaskan. Sistem ini di koordinasikan secara terpusat oleh menejer sehingga dalam pelaksanaannya sistem ini akan terkoordinasi dan terencana maka nantinya akan memeperoleh hasil yang efisin dan maksimal. Sistem Informasi Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya. Para perancang dan pelaksanan sistem apabila akan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknya mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak efektif.

Sistem Informasi menejemen memiliki 3 (tiga) unsur atau kegiatan utama, yaitu:

1.  Menerima data sebagai masukan ( input)

2. Memproses data dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data,

pemutakhiran perkiraan dan lain-lain.

3. Memperoleh informasi sebagai keluaran (output).

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi dan memproses data, dan kemudian mengubahnya menjadi informasi. Sistem menejemen merupakan suatu alat yang membantu pelaksanaan dari sebuah keputusan. Sistem informasi menejemen akan memproses setiap input atau perintah yang telah menjadi keputusan bersama yang kemudian dari proses tersebut akan melahirkan suatu output yang di gunakan untuk memeproleh sebuah informasi. Sistem informasi menejemen dalam menjalakankan prosesnya terdiri dari beberapa perangkat pembantu. Seperti Perangkat Keras (hardware), Piranti Lunak (software), jaringan (networking), Data, Sumber Daya Manusia (Brainware), Prosedur (Procedure).

Arsip dinamis aktif (biasanya disebut arsip aktif saja) adalah arsip yang frekuensi kegunaannya untuk penyelenggaran bisnis atau urusan lain masih tinggi. Untuk organisasi besar, misalnya perusahaan dengan banyak cabang dan bagian, atau instansi yang membawahi berbagai departemen arsip aktif dikelola secara desentralisasi. Karena masih sering digunakan sebagai berkas kerja maka paling efisien apabila arsip aktif disimpan, dipelihara, dikelola, di unit kerja yang memerlukannya untuk urusan sehari-hari. Maka dalam literatur berbahasa Inggris current atau active records dirumuskan sebagai a record which is required constantly for current use and must be maintained in office space and equipment. Pada organisasi atau instansi kecil, dengan struktur organisasi sederhana, sedikit pegawai dan rekod yang tidak besar jumlah dan jenisnya, rekod atau arsip aktif dapat disimpan secara terpusat pada unit yang ditugaskan untuk mengelolanya.
Arsip inaktif atau inactive records adalah rekod yang tidak digunakan lagi sebagai berkas kerja sehari-hari, tapi kadang-kadang masih diperlukan sebagai referensi atau alasan non-operasional lain. Arsip inaktif tidak lagi disimpan dan dipelihara di masing-masing unit kerja, tetapi disimpan secara terpusat pada suatu pusat arsip atau records center. Pengaturan seperti ini juga lazim bagi organisasi yang kompleks, pegawai banyak dan rekod berjumlah besar. Keuntungannya adalah bahwa rekod aktif dan inaktif tidak tercampur, maka pengelolaannya lebih mudah.
Peralihan rekod dari aktif menjadi inaktif terjadi melalui suatu proses yang tergantung dari kegunaan masing-masing rekod bagi kepentingan pelaksanaan pekerjaan . Jangka waktu dari aktif ke inaktif sepenuhnya tergantung dari masih perlu tidaknya rekod tsb. untuk penyelesaian suatu urusan di unit kerja, jadi berbeda-beda. Ada yang lama berada pada tahap aktif, ada yang hanya untuk periode singkat.

Welcome to WordPress.com. After you read this, you should delete and write your own post, with a new title above. Or hit Add New on the left (of the admin dashboard) to start a fresh post.

Here are some suggestions for your first post.

1. You can find new ideas for what to blog about by reading the Daily Post.
2. Add PressThis to your browser. It creates a new blog post for you about any interesting  page you read on the web.
3. Make some changes to this page, and then hit preview on the right. You can alway preview any post or edit you before you share it to the world.