sauman20

life cycle of records

Posted on: April 13, 2011

Life cycle of record merupakan suatu sistem yang menjelaskan informasi dari suatu kejadiaan.

Arti penting life cycle of records atau sikulus arsip dari suatu kejadiaan. Menurut undang-undang kearsipan no 43 tahun 2009,  Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Tentunya dalam mencari suatu informasi dari suatu kejadiaan kita akan mengacu pada arsip-arip yang muncul  saat kejadiaan itu berlangsung. Siklus hidup arips dimulai sejak arsip tersebut muncul hingga nanti dimusnahkan.

Berikut beberapa pendapat para ahli tentang sikulus hidup arsip

  1. Menurut Suzan Z. Diamond, arsip itu memiliki empat tahap kehidupan

pertama adalah penciptaan, ketika arsip ditulis pada data kertas yang dihasilkan oleh komputer atau informasi yang ditangkap pada pita film atau media lainnya. Kedua adalah pengunaan , yang bisa berkisar dari beberapa hari untuk beberapa tahun. Selama periode ini, pengguna sering referensi catatan, sehingga mereka membutuhkan akses cepat. Periode ketiga pada siklus tidak aktif, ketika catatan di gudang. Tahap terakhir dalam siklus ini kehancuran.

  1. Milburn D. Smith III, menurutnya siklus hidup arsip juga ada empat yaitu

Fase pertama dari siklus hidup catatan adalah generasi atau penciptaan. Pada tahap ini, dokumen diproduksi dalam bentuk huruf, bentuk laporan, atau statistik. Mereka disimpan pada berbagai media, baik elektronik, kertas, suara / video, atau mikrofilm. Tahap Kedua tahap menggunakan aktif, maka diterima atau dihasilkan oleh departemen yang akan menggunakannya, dan itu harus diklasifikasikan dan mengajukan untuk menjamin akses mudah. Tahap ketiga adalah menggunakan aktif atau arsip semi, (4). Tahap terakhir adalah kehancuran.

.

  1. Minna M. Johnson dan Norman F. Kallaus, membagi kedalam tujuh tahapan  yaitu: Penulisan, Klasifikasi, Penyimpanan, Pengambilan kembali, Membersihkan atau Retensi, Transfer, dan  Penyimpanan arsip atau Disposisi

 

 

  1. Michael Roper membaginya hanya kedalam tiga tahapan yaitu Tahap pertama  Penciptaan. Kemudian  Penggunaan dan pemeliharaan, dan tahap terakhir adalah  Pembuangan.

Dari pendapat diatas maka dapat disimpulkan secara umum tentang pengertiaaan dari siklus hidup arsip, yaitu mulai dari sistematis penciptaan arsip, kemudiaan penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan terakhir pemusnahaan. Tidak semua arsip akan dimusnahkan karena beberapa arsip yang mempunyai informasi-informasi penting tetang suatu kejadiaan sehingga dalam proses penyimpanannya akan terus dipertahankan nilai-nilai dari suatu arsip tersebut.

Siklus hidup arsip harus dijadikan sebagai sebuah program pengelolaan yang dikembangkan untuk mengelola tatanan tahapan tentang bagaimana mengelola dan mengolah suatu informasi dari suatu kejadian.  Sebagai contoh, file rencana dan sistem pelacakan membantu mengelola arsip aktif dan semi-aktif. Sebuah jadwal retensi adalah alat yang mengatur pergerakan catatan dari satu fase ke yang berikutnya. Dengan adanya pengelolaan yang jelas dan terkoordinasi maka siklus hidup arsip akan tetap terjaga. Sehingga saat kita membutuhkan informasi tentang arsip tersebut akan lebih efisien dan efektif.

Siklus hidup arsip mempunyai nilai guna bagi suatu organisasi. Arsip merupakan suatu catatan historis yang mencatat kegiatan organisasi dari tahun demi tahun. Dari rekaman kegiatan tersebut maka sebuah organisasi bisa mengambil kesimpulan secara garis besar untuk memajukan setiap proses yang akan dilakukan pada periode berikutnya. Suatu sistem siklus hidup arsip  digunakan suatu organisasi untuk mengendalikan penciptaan, distribusi, filing, temu kembali, penyimpanan dan pemusnahan rekod-rekod yang diciptakan atau diterima oleh organisasi bersangkutan dalam rangka menjalankan proses dari tujuan organisasi tersebut.

Siklus hidup arsip merupakan rentang hidup suatu rekaman  kejadian, mulai dari penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir. arsip biasanya digunakan utuk pengambilan keputusan, untuk dokumentasi atau referens, untuk menjawab pertanyaan, atau untuk memenuhi persyaratan hukum.
Ketika diputuskan untuk menyimpan arsip untuk digunakan lagi pada waktu lain, arsip harus disimpan, ditemukan kembali dan dilindungi  — tiga langkah penting dari fase pemeliharaan.  Pada fase ini rekod harus disimpan (di-file), yang mencakup langkah  menyiapkan dan menempatkan arsip di tempat penyimpanan yang sesuai. Sesudah arsip disimpan, ada permintaan untuk mencari arsip (menemukan kembali dan mengeluarkan) dari tempat penyimpanan untuk digunakan.  Saat arsip yang telah dikeluarkan tidak dibutuhkan lagi untuk penggunaan aktif, arsip bisa disimpan lagi dan dilindungi, dengan menggunakan peralatan yang cocok dan tindakan pengamanan dengan pengaturan lingkungan dan pengawasan oleh petugas.  Fase pemeliharaan juga mencakup kegiatan seperti meng-update informasi yang tersimpan dan memilah serta membuang arsip yang sudah kadaluarsa yang tidak berguna lagi atau sudah ada pengganti yang lebih mutakhir.

 

 

 

 

 

Fase terakhir dari siklus hidup arsip adalah disposisi.  Setelah periode waktu yang telah ditetapkan sebelumnya lewat, rekod yang akan tetap disimpan dipindahkan (transfer) ke tempat penyimpanan yang lebih murah di lokasi perusahaan, atau dikirim ke fasilitas penyimpanan eksternal.  Setelah jumlah tahun yang ditentukan dalam jadual retensi (retention schedule) terpenuhi, maka arsip disingkirkan:  dimusnahkan atau dipindahkan ke tempat penyimpanan permanen.  Fasilitas tempat arsip suatu organisasi dilestarikan karena punya kegunaan berkelanjutan atau nilai historis disebut arsip.

Siklus hidup arsip merupakan konsep yang penting untuk dipahami.  Banyak bagian yang saling berhubungan harus bekerja sama untuk membentuk suatu program manajemen arsip yang efektif. Dengan memahami makna dan pentingnya tiap bagian dari seluruh siklus hidup, seorang akan mampu memahami apa yang diperlukan untuk mengelola semua arsip – yang di atas kertas dan yang terekam pada media lain seperti microfilm atau media magnetik.

Program untuk mengelola arsip.

Program manajemen rekod harus mencakup semua fase siklus hidup arsip.  Meskipun isi program ini bervariasi, tujuan program tersebut kira-kira sama, yaitu:

  1. Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu bilamana dan di mana diperlukan
  2. Menyediakan informasi dengan biaya serendah mungkin
  3. Mendesain sistem pengelolaan rekod yang se-efisien mungkin yang mencakup ruangan, peralatan, dan prosedur untuk menciptakan, menyimpan, mentransfer dan disposisi rekod
  4. Mengamankan dan melindungi informasi dengan mendesain dan mengimplementasikan langkah-langkah pengendalian rekod
  5. Menetapkan metode untuk mengevaluasi semua fase dari program manajemen rekod
  6. Melatih staf perusahaan agar mereka mampu menggunakan dan mengendalikan rekod seefektif mungkin.

Sumber:
Read-Smith, Judith & Ginn, Mary Lee & Kallaus, Norman F.  Records Management. 7th ed.

About these ads

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Ini tanggal berapa boz

April 2011
M T W T F S S
     
 123
45678910
11121314151617
18192021222324
252627282930  

Blog Stats

  • 1,290 hits
Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: